Privacyverklaring

Schoonmaakbedrijf de Jong B.V., Gildenstraat 20, 4143HS Leerdam. Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90703901. Telefoon 0345-610046.

Heeft u een vraag over uw gegevens? Mail dan naar info@dejongschoonmaak.nl.

Afhankelijk van uw situatie gaat het om:

• Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en geboortedatum en -plaats.
• Personeelsnummer, functie, werklocatie, uren per week, en de datum waarop u in of uit dienst ging.
• Het nummer en de vervaldatum van uw identiteitsbewijs, en de documenten die u ons stuurt.
• Een contactpersoon voor noodgevallen, en de naam en het telefoonnummer van uw huisarts.
• Uw pasfoto, als die uit het planningssysteem komt.
• Opleidingen, diploma’s, certificaten en de toetsen die u maakt.
• Verslagen van gesprekken, officiële waarschuwingen en ondertekende overeenkomsten.
• Meldingen over veiligheid en ongevallen, en werkplekinspecties.
• Verlof en ziekmeldingen, en bij een verzuimgesprek wat daar is besproken.
• Bij onderaannemers: bedrijfsgegevens, verzekeringen en het uurtarief.

Een deel hiervan zijn gevoelige gegevens: wat er bij ziekte of een ongeval speelt, en een Verklaring Omtrent het Gedrag. Die bewaren we alleen waar dat moet, en alleen mensen die het nodig hebben voor hun werk kunnen erbij.

• Om uw arbeidsovereenkomst of opdracht uit te voeren: rooster, loon, verlof en uw dossier.
• Omdat de wet het van ons vraagt: de loonadministratie, de identiteitscontrole, en de regels voor veilig werken.
• Voor een gerechtvaardigd belang van het bedrijf: de kwaliteit van het werk bewaken, opleidingen bijhouden en bewijzen dat we aan onze verplichtingen voldoen.

We gebruiken uw gegevens niet voor reclame en verkopen ze nooit door.

Uw dossier bewaren we zolang u bij ons werkt. Daarna hangt het af van het soort gegeven: we houden de termijn aan die de wet ons oplegt, en anders bewaren we het niet langer dan nodig. Voor de loonadministratie en voor een kopie van uw identiteitsbewijs is die termijn langer dan voor de rest. Deze onderdelen ruimen we vanzelf op:

Uw persoonsgegevens nadat u uit dienst ging

5 jaar

Vragenlijst bij frequent verzuim

730 dagen

Meldingen in Controlroom

365 dagen

Verlopen links uit onze e-mail

30 dagen

Aanvragen om gegevens aan te vullen of in te zien

365 dagen

Logboek van verstuurde mail

90 dagen

Logboek van WhatsApp-berichten

90 dagen

Mail die niet aankwam

365 dagen

Wijzigingen aan velden in uw kaart

30 dagen

Technische logregels van de werkplekinspecties

90 dagen

Vingerafdrukken en bewaarde foto’s uit werkformulieren

365 dagen

Uw vakantie in eerdere jaren, om drukke periodes eerlijk te verdelen

5 jaar

Vijf jaar na uw laatste werkdag maken we uw adres, geboortegegevens, telefoonnummer, noodcontact, huisarts en het nummer en de geldigheid van uw identiteitsbewijs automatisch leeg. Uw naam, e-mailadres en personeelsnummer blijven staan: zonder die gegevens is een ondertekend stuk niet meer aan u te koppelen.

De documenten in uw dossier vallen daar niet onder — een getekend contract, een gespreksverslag, een kopie die u ons stuurde. Die bewaren we zolang de wet of het stuk zelf dat vraagt, en daarna verwijderen we ze.

Vraagt u ons om uw gegevens te verwijderen, dan doen we dat voor alles wat we niet wettelijk moeten bewaren.

Alleen met partijen die iets voor ons doen, en alleen wat zij voor dat werk nodig hebben. Met elk van hen hebben we afspraken over geheimhouding en beveiliging.

Appreo

personeels- en planningssysteem

Resend

verzending van onze e-mail, binnen de EU

Meta (WhatsApp)

verzending van WhatsApp-berichten

Hostinger

de server waarop Controlroom draait

Dropbox

versleutelde reservekopieën

Verder delen we gegevens alleen als de wet dat verplicht, bijvoorbeeld met de Belastingdienst of de arbodienst.

Reageert u niet op een e-mail van ons, dan sturen we het bericht soms nog één keer via WhatsApp. Dat gaat over uw werk: een opleiding die klaarstaat, gegevens die we missen, of een document dat verloopt. Nooit over reclame.

U kunt dit uitzetten. Antwoord op zo’n bericht met STOP, of zeg het tegen uw objectleider. U blijft dan gewoon e-mail ontvangen.

In onze nieuwsbrief tellen we hoeveel mails zijn geopend en hoe vaak op een link is geklikt. Dat doen we met een onzichtbaar plaatje en met links die via onze eigen server lopen. We zien alleen de totalen, nooit wie een mail opende of waarop iemand klikte.

In de werkformulieren in Appreo maakt u foto’s van het werk dat u heeft gedaan. We controleren of dezelfde foto eerder al in hetzelfde formulier is gebruikt. Dat doen we om de kwaliteit van het geleverde werk te bewaken: een foto hoort te laten zien hoe het er die dag bij stond.

Daarvoor bewaren we van elke foto een vingerafdruk: een korte code waarmee je twee foto’s kunt vergelijken, maar waaruit de foto zelf niet terug te halen is. De foto’s zelf blijven in Appreo.

Vindt de controle dat een foto eerder is gebruikt, dan bewaren we van die twee foto’s, de nieuwe en de eerdere, wel een kopie. Zo kunnen ze naast elkaar bekeken worden, ook als ze in Appreo niet meer te vinden zijn. Het managementteam ziet de uitkomst van de controle en deze kopieën, en uw objectleider ziet de treffers die over u gaan.

Uw objectleider kijkt of het echt om dezelfde foto gaat. Is dat zo, dan legt hij vast wat hij eraan gedaan heeft, en komt dat in uw personeelsdossier. Die aantekening ziet u niet op uw eigen kaart in Controlroom; u kunt hem wel opvragen, zie “Uw rechten”.

Vingerafdrukken en bewaarde foto’s verwijderen we na 12 maanden. Net als de rest van Controlroom staan ze ook in de reservekopieën die hieronder staan beschreven.

• Controlroom is alleen bereikbaar via een beveiligde verbinding en met een eigen account.
• Wie wat mag zien hangt af van de rol: een objectleider ziet alleen de mensen op zijn eigen werklocaties.
• Van gevoelige handelingen, zoals het downloaden van een volledig dossier, leggen we vast wie het deed en waarom.
• Er worden elke dag reservekopieën gemaakt, versleuteld en buiten de server bewaard.
• Verwijderen we gegevens uit de database, dan verdwijnen ze binnen een maand uit de dagelijkse reservekopieën.
• Bestanden, zoals documenten en foto’s, en de maandelijkse reservekopieën blijven bewaard tot wij ze opruimen. Ze zijn alleen bedoeld om Controlroom te herstellen na een storing.
• Vraagt u ons gegevens te verwijderen, dan halen we ze ook uit de reservekopieën.

Controlroom gebruikt alleen cookies die nodig zijn om u ingelogd te houden. Er zit geen reclame- of volgsoftware in.

U heeft het recht om:

• uw gegevens in te zien en een kopie te vragen;
• fouten te laten verbeteren;
• gegevens te laten verwijderen die we niet hoeven te bewaren;
• bezwaar te maken tegen een verwerking;
• uw gegevens in een gangbaar bestand mee te krijgen.

Stuur uw verzoek naar info@dejongschoonmaak.nl. We reageren binnen vier weken. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde geven, vragen we u zich eerst te legitimeren.

Komt u er met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Verandert er iets aan de manier waarop we met uw gegevens omgaan, dan passen we deze pagina aan. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst gebeurd is.